У каждого клуба есть определенное время работы. Кто-то работает для себя в небольшой студии по несколько часов утром и вечером, кто-то открыт с утра до вечера, а кто-то работает круглосуточно. Но возникают ситуации когда клуб не может принять клиентов и внепланово должен остановить работу. В зале отключили свет, праздники или соревнования.
Для таких случаев в нашей CRM есть функционал указания нерабочего времени клуба.
Как это работает?
В разделе "Расписание" в конце страницы есть кнопка "Нерабочее время". При её нажатии вы попадете на экран управления нерабочим временем клуба.
Экран нерабочего времени клуба
Нажатие на кнопку с плюсом создаст новый промежуток времени где нужно будет ввести его параметры.
Создание нового нерабочего промежутка
Для создания промежутка обязательно требуется задать время его начала и время конца. Учтите что выбрать можно не только дату, но и часы с минутами. Это будет важно на следующем шаге.
Можно также указать залы на которые распространяется промежуток. Например, если потолок рухнул только в одном зале, но в других можно продолжить тренировки. Если оставить поле без выбора, то это будет значить, что настройка распространяется на все залы.
В поле "Комментарий" очень рекомендуем коротко и понятно вписать причину для клиентов. Можно написать "Ремонт" или "Выходной". Тогда клиенты будут в курсе ситуации и вопросов будет меньше.
После сохранения промежутка CRM спросит, что делать с занятиями попавшими в него. Занятия можно либо отменить, либо оставить в расписании, но запись будет заблокирована. Если будет выбрана отмена, то можно будет также выбрать необходимость оповещения клиентов.
Сообщение при сохранении
Здесь каждый клуб решает по своему, но чаще всего решается одним из двух вариантов:
- Если на занятия уже есть записанные клиенты, то занятия лучше отменить. Тогда клиенты увидят, что занятия не будет и не придут просто так.
- Если на занятиях пока еще нет записей, и вы хотели бы сохранить целостность расписания, то занятия можно не отменять. Клиенты на них не смогут записаться.
Что увидит клуб?
В CRM в расписании нерабочее время отмечается штриховкой фона.
Нерабочая первая неделя января
⚠ Важно не путать эту штриховку фона с штриховкой карточки занятия. Заштрихованное занятия означает, что оно заполнено, и это не относится к нерабочему времени.
Что увидят клиенты?
Клиенты которые были записаны на занятия отмененные из-за нерабочего времени получат уведомления об этом, где будет указана причина которую вы указывали в поле с комментарием при создании промежутка.
Пример письма о такой отмене
Если же клуб решил не отменять занятия и оставить их в расписании, то у клиентов, которые попытаются записаться на занятие будет показано сообщение о невозможности записи с указанием причины. Записаться не смогут, но будет ясно почему.
Попытка записаться в праздники
Другие применения
Несмотря на название функции, ей можно пользоваться не только в непредвиденных ситуациях. Некоторые клубы пользуются этим функционалом для строго ограничения записей ставя нерабочее время где-нибудь в будущем и самостоятельно сдвигая его когда нужно. Например, когда запись на следующую неделю вы открываете самостоятельно в определенные часы.
Поэтому смотрите на это, как на инструмент ограничения записей, и, возможно, вы найдете какое-нибудь применение для ежедневных нужд вашего клуба.
Вопрос - ответ
→ Можно ли удалить промежуток после создания? Вернутся ли отмененные занятия?
Промежуток удалить можно, но отмененные занятия не вернутся.